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加强人防档案管理应着力把握好“三要素”

时间:2017-09-24   来源:中国人民防空网 作者:admin   字体显示: 默认    阅读:
         新形势下的人防档案管理,就其性质和主要作用而言,是一项具有政策性、机密性、管理性、服务性、政治性较强的工作。当前,仍有少数人认为档案管理并不重要,不像人防工程、指挥通信建设那样,看得见、摸得着,成绩单突出。所以,对人防档案管理者而言,可谓是相对较为封闭的一项工作,需要调用、查阅时才想起你、找你,不用时且无人问津。本人通过多年来的档案管理实践,感到档案管理工作要想赢得位置,必须把握好“领导重视、现代管理、队伍建设”三要素。
  一是领导重视是前提。任何一个单位,任何一项工作,都离不开领导的重视与支持。如果领导不重视,诸多工作开展就会困难重重,手脚放不开,领导重视是前提说明道理。一旦领导重视了,工作开展就能顺顺当当,快速运转。人防档案管理工作也是如此,领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,也决定着档案工作的地位。因此,把档案管理工作列入领导的议事日程,是刚性所求、规范所需。对档案管理人员来说,则应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视与支持。如果是一味的指责与埋怨领导不重视,档案工作要想做好是一件很难的事。要想使单位的人防档案工作有创新、有特色,领导和档案管理人员都必须高度重视档案工作,把档案管理工作与人防工程建设、指挥通信摆在同等重要位置,统筹统建。所以,档案管理人员必须牢固树立敬业精神,在工作态度、工作效率、工作质量、工作成果上赢得领导的足够重视,真正让领导既支持、又放心、更能用,所以说重视和支持档案管理工作是形势所需、工作所求、管理所要,只有这样,才能确保档案管理工作不被边缘化,才能赢得一席之地。
  二是现代化管理是根本。随着信息时代的快速发展,设备设施的现代化更新速度不断加快,档案的种类和载体呈现出多元化样式,这对管理的要求越来越高。因此,管理方法和手段的好坏,直接影响档案管理的质量。所以,人防加速档案信息化是实现现代化管理的根本。人防档案管理人员,要跟上信息时代的步伐,融入到信息化之中,主动参与电子文件形成的全过程,对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定,以使电子文件能有效、适时、快速地进行归档。管理全程中,要根据电子文件内容与性质的不同,选择网络传输归档方式,并按照档案网络管理系统的电子文件格式、大小,通过网络管理系统再进行档案系统整理、编目上架,以及开发利用工作,保证档案的可阅性。同时,要适应文件载体的变化,做好电子档案的安全保护、数据备份、保密环节等工作,采用软件备份与人工保护相结合,确保信息安全。同时,人防档案也是人防部门的重要信息资源库,合理利用好这一资源,最大限度地为地方经济社会、城市建设、应急管理提供服务保障,是人防档案管理的根本宗旨。为此,新形势条件下,科学、合理利用好网络档案管理,势在必行。要想实现网络档案利用率的大大提高,必须从网络监控管理下手,在构建网络安全管理、保密措施的基础上,让人防档案管理与政府档案管理体制机制有效接轨,逐步面向社会转型,展现出人防档案为经济社会发展、城市建设、民生服务的可靠作用。
  三是队伍建设是保证。为了适应形势需求,作为人防部门来讲,要不断加大管理队伍的建设力度,在人才引进、梯队建设、人员配备、岗位培训、技能操作等方面给予优先保障。首先,要健全制度。建立健全相关的运行和继教育等管理制度。如登记、统计、考核、评估、奖励、培训制度,落实档案管理责任制,把加强对档案材料的控制、积累、检查考核作为兑现制度的根本要求,做到奖罚分明。要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感,及时参加各级组织的培训教育,进一步更新知识结构,提高业务能力和水平。如开展上岗、轮岗后、专业技术职称等岗位培训,建立动态管理模式,增强档案人员的工作激情。其次,要提升能力。要围绕人防档案的特点,建立一支坐得住、懂业务、能管理、善创新、靠得住的专业队伍,并把队伍的能力建设放在首位,通过走出去、请进来和借鉴经验等形式,给档案人员提供吸收、补充档案管理的新理论、新方法、新观念的机会,达到学以致用的目的,有效提升档案队伍的业务水平和整体素质。再次,要准确定位。把业务精、专业强、能力大、讲规范、敢作为、善奉献、创特色作为档案管理人员的工作水准,充分调动和发挥档案管理人员的积极主动性、创造性,在档案管理中体现新价值。同时,还要敢于打破陈规,淘汰旧机制、旧模式,不断推陈出新,使档案管理人员充分认识档案管理工作的法律义务和应尽责任,也是档案管理的定位要求。
  总之,档案管理是一门很重要的学科,专一性、操作性、可阅性、保密性都很强。人防档案是人防工作的重要组成部分,是记载和反映人防工作动态的有效凭证及依据。所以,现实管理工作中,把握好“三个要素”,对于人防档案管理人员来说,尤为重要。只有这样,才能使档案管理工作紧跟时代步伐,适应时代要求。